Sunday, April 11, 2010

PENYEDIAAN DOKUMEN UNTUK MESYUARAT AGUNG SBM CAWANGAN KL/SELANGOR

Setelah selesai menunaikan solat jumaat di Masjid Jamek, Jalan Tun Perak saya terus ke premis SBM Cawangan KL/Selangor. Sebelum ke sana saya telah meminta agar Encik Abas iaitu Pengerusi SBM Cawangan KL/Selangor berada di sana. Senanglah sediit untuk saya selesaikan tugas penyerahan dolumen kepadanya untuk tindakan susulan.

Sampai di premis cawangan, Encik Yusof selaku Bendahari telah berada di sana. Beliau sedang melaksanakan tugasnya iaitu menyiapkan butiran perbelanjaan untuk bulan Mac 2010. Selang 15 minit Encik Abas muncul di cawangan dengan membawa beberapa khabar berkenaan Mesyuarat Dwitahunan SBM yang jangkanya akan diadakan di Kedah pada bulan Jun nanti. Saya medengar sambil mengemaskini butiran dolumen agar tidak terdapat kesalahan dan kesilapan sebelum diserahkan kepada Encik Abas.

Tugas terpenting saya ialah menyiapkan laporan tahunan bagi tahun 2009 dan menyediakan minir mesyuarat agung bil. 22, tahun 2009. Di samping beberapa dolumen lain termasuklah agenda mesyuarat, notis mesyuarat, perbelanjaan tahunan bagi tahun 2009 dsbnya. Semua tugasan ini saya lakukan sendirian dengan mengambil masa kira-kira sebulan setengah lamanya. Sedikit masa terluang yang ada saya terus menyiapkan tanggungjawab sebagai seorang setiausaha. Saya anggap tugasan ini sebagai sampingan sahaja dan sekadar untuk mengisi masa lapang. Dengan cara ini juga saya dapat menimba banyak pengetauan dan pengalaman berkenaan tugasan-tugasan dan tanggungjawab yang perlu dilakukan di sesebuah NGO. Walaupun ini merupakan kerja sukarela saya harus lakukannya dengan sempurna agar tidak menjejaskan aktiviti dan perjalanan NGO yang saya sertai. Saya juga mengamalkan prinsip setiakawan dan semangat kekitaan sesama ahli jawatankuasa yang dipilih oleh ahli-ahli menerusi proses pengundian. Bagaimanapun, saya tidak sama sekali mengabaikan tugas utama saya iaitu sebagai seorang guru. Kerjaya mesti diutamakan kerana itulah sumber untuk saya mencari rezeki dan menanggung seisi keluarga. Saya tidak sewenang0wenangnya mengambil cuti untuk tugas-tugas pertubuhan.

tepat pada jam 4.00 petang semua dokumen yang telah disiapkan saya serahkan kepada Encik Abas dalam bentuk soft copy. Tugas Encik Abas ialah membawa dokumen tersebut ke ibu pejabat SBM untuk diemboss iaiatu dicetak dalam bentuk Braille. Senaskah tulisan Biasa Encik Abas mesti serahkan kepada Encik Yusof untuk diperbanyakkan. Ahli-ahli pertubuhan yang rabun biasanya memerlukan dokumen tulisan Biasa. Sebelum itu beberapa dolumen telah ditandatangan oleh saya sendiri, Encik Abas dan Encik Yusof. Beliau juga perlu berjumpa dengan Tuan Haji Nazari untuk minta tandatangan dokumen minit mesyuarat untuk tujuan pengesahan. Senaskah dokumen cetakan Braille perlu diserahkan kepada Encik Ng Yoo Khon untuk tujuan rakaman, Ada juga ahli pertubuhan yang lebih suka mendengar dalam bentuk audio kerana mereka tidak minat membaca atau kurang mahir membaca tulisan Braille. pihak pertubuhan mesti menyiapkan dolumen mesyuarat dalam tiga versi iaitu cetakan tulisan biasa, catakan tulisan Braille dan versi rakaman.

Setelah semua dolumen diemboss iaitu siap dalam versi Braille. Ahli jawatankuasa yang lain termasuklah Encik Kadir dan Encik Esa ditugaskan untuk menjilidkan bahan-bahan yang telah siap diembos. Tugas ini juga memerlukan tumpuan dan penelitian agar tidak tersalah muka suarat dsbnya. Seboleh-bolehnya semua ahli jawatankuasa bekerjasama dan memberikan komitmen yang jitu dalam usaha menyediakan dokumen mesyuarat. Jika berlaku kesilapan dan kesalahan barisan ahli jawatankuasa akan dihujani dengan pelbagai pertanyaan yang mempersoalkan tugas kami sebagai ahli jawatankuasa. Semua pertanyaan perlu dilayan dan dijawab dengan baik kerana semua ahli jawatankuasa dipilih oleh ahli-ahli. Peranan ahli jawatankuasa tentunya menunaikan tanggungjawab yang telah diberikan oleh ahli-ahli.